Hallertauer Taste hat heute ein Dashboard für die Reservierungen. Der alte Google-Kalender läuft trotzdem weiter und bekommt seine Einträge automatisch. Die Anrufe für Reservierungen sind um 80 Prozent zurückgegangen, das ist die eigene Angabe des Betriebs. Eingebaut wurde das System mit einer Zeile Code in eine bestehende Website. Dahinter steht kein großer Anbieter. Es ist überschaubare Software, die für genau diesen Betrieb gebaut wurde.
Am Anfang stand ein Google-Kalender
Vorher lief alles von Hand. Wer einen Tisch wollte, rief an, meistens genau dann, wenn im Betrieb gerade viel los war. Die Reservierung wurde aufgenommen und in einen Google-Kalender eingetragen. Der Kalender war ordentlich, solange nicht viel passierte. An einem vollen Abend wurde er zum Nadelöhr. Einträge mussten nachgetragen werden, Tische wurden doppelt vergeben, und wer im Service stand, konnte nicht gleichzeitig ans Telefon.
Hallertauer Taste ist der Betrieb eines Einzelnen. Wer hier arbeitet, kennt jeden Gast, aber niemand hat Zeit, nebenbei die Terminverwaltung zu sanieren. Der Wunsch war deshalb: etwas Digitales, ohne die eigene Website oder die gewohnten Abläufe umzubauen.
Die Hürde: eine statische Website ohne Backend
Die Website war eine statische Squarespace-Seite. Kein Server, keine Datenbank, keine Schnittstelle, an die man einfach ein Formular hängt. „Dann müssten wir die Seite neu bauen“, ist der Satz, den man in dieser Situation meistens hört. Der Betreiber wollte das nicht.
Die Lösung war ein iframe. Ein kurzer Code-Schnipsel an der Stelle, an der das Formular stehen soll; alles andere läuft woanders. Ob Squarespace, Wix, WordPress oder eine selbstgebaute Seite: Für die Einbettung macht das keinen Unterschied.
Was wir zusammen gebaut haben
Geplant wurde das in ein paar Gesprächen, nicht am Reißbrett. Welche Angaben braucht eine Reservierung? Wie läuft ein Abend im Haus ab? Welche Tische und Räume gibt es, welche Zeiten sind realistisch? Danach habe ich gebaut. Heute nimmt der Betrieb Reservierungen selbst an, ohne Telefon, und sieht dabei sofort, worum es geht.
Das System nimmt den kleinsten Tisch, der für die Gruppe passt. Doppelte Buchungen sind damit erledigt.
Statt im Kalender zu blättern: eine Übersicht, die zeigt, was heute und in den nächsten Tagen läuft.
Wer wann kommt und mit wie vielen Personen. Nachvollziehbar, auch wenn mehrere Leute im Betrieb mitarbeiten.
Wenn doch mal jemand anruft, stehen Name, Telefon und E-Mail direkt an der Reservierung.
Der Gast bekommt sofort eine Bestätigung und muss nicht auf einen Rückruf warten.
Am Tag der Reservierung geht eine Erinnerung raus. Das reduziert No-Shows.
Der bestehende Kalender wird weiter bespielt, per ICS-Datei aus dem System.
Gastraum, Stüberl, Terrasse: Jeder Bereich lässt sich getrennt verwalten.
Die Daten kommen raus, wenn sie gebraucht werden, etwa für eine Auswertung.
Der alte Kalender läuft weiter
Dem Betreiber war wichtig, dass der Google-Kalender bleibt. Er ist es gewohnt, dort nachzuschauen, und auf dem Handy ist er immer dabei. Also bekommt der Kalender heute aus dem System automatisch eine ICS-Datei per E-Mail. Ein Klick, und der Termin steht in der gewohnten Ansicht. Im Grunde sind es zwei Blickwinkel auf dieselben Daten: das Dashboard für den Betrieb, der Kalender für den Alltag.
Wer schon Software im Einsatz hat, muss die nicht aufgeben. Wenn ein bestehendes Backend vorhanden ist, baue ich das Buchungssystem dort hinein, statt es daneben zu stellen.
Gehostet und gewartet bei jAIwave
Das Backend läuft auf Servern von jAIwave. Das heißt: Ich sehe, wenn etwas nicht stimmt, spiele Sicherheitsupdates ein und kann reagieren, bevor daraus ein Problem wird. Und zwar ohne Zugriff auf das System des Kunden zu brauchen. Für einen Betrieb ohne eigene IT ist das ein großer Unterschied zu einem Werkzeug, das irgendwo in einer Fremd-Cloud liegt und bei dem niemand so recht weiß, wer es eigentlich pflegt.
Warum nicht einfach ein großer Anbieter?
Der Betreiber hat sich die großen Plattformen angeschaut. Sein Fazit: zu viel. Zu viele Funktionen für riesige Ketten, zu viele Menüs, zu viele Dinge, die er nie anfassen würde. Er brauchte etwas Kleines, das zu seinem Haus passt. Genau das können Standardanbieter schlecht liefern, weil ihr Modell auf Einheitlichkeit beruht.
Trotzdem: Das ist kein Argument gegen große Betriebe. Wer viele Standorte, viele Mitarbeiter und viele Sonderfälle hat, bekommt die passenden Funktionen genauso, etwa zusätzliche Rollen, Statistiken oder mehrere Standorte in einem Dashboard. Der Unterschied liegt in der Planung. Ich schaue mir an, was tatsächlich gebraucht wird, baue das ein und lasse den Rest weg.
Der Umzug zu The 28th Green
Nach einer Weile zog der Betrieb vom Gasthaus Randlkofer zu The 28th Green. Damit änderte sich mehr als die Adresse: neues Haus, neues Design, andere Räume, andere Tische, andere Abläufe. Für das Buchungssystem war das kein Neuanfang. Kundenstamm, Öffnungszeiten und die bisherigen Einstellungen wurden übernommen, der Tischplan neu aufgebaut, weil andere Tische und Räume dazukamen. Auch die Einbettung in die Website und der Kalender wurden angepasst. Danach lief die Reservierung weiter, als wäre nichts gewesen.
Das Ergebnis
Am deutlichsten ist die Zahl, die der Betrieb selbst nennt: Die Anrufe für Reservierungen gingen um 80 % zurück (eigene Angabe des Betriebs). Statt während des Service am Telefon zu hängen, läuft die Buchung digital. Die Bestätigung kommt automatisch, und wer nachschauen will, findet alles im Dashboard.
„80 % weniger Anrufe seit wir das Reservierungstool nutzen – und es wurde persönlich auf unsere Wünsche angepasst.“
Die Zahl kommt vom Betrieb selbst. Sie beschreibt seine Erfahrung, kein allgemeines Versprechen. Wer ein ähnliches Haus führt, kann daraus ableiten, was möglich ist. Wie viel am Ende rauskommt, hängt immer am einzelnen Betrieb.
Das Unspektakulärste daran ist vielleicht das Wichtigste: Im Service klingelt das Telefon seltener. Ein kurzer Blick ins Dashboard ersetzt den Zettel, der verschwindet, und den Kalendereintrag, der fehlt.
Wie Sie starten
Sie möchten Reservierungen oder Termine ebenfalls digital verwalten? Dann sehen Sie sich die Terminbuchung an oder schreiben Sie mir. Ich kläre, welche Räume und Zeiten es gibt, wie das System in Ihre Website kommt und was mit einem bestehenden Kalender passieren soll. Je nach Größe des Betriebs ist die Einrichtung in unter einer Woche machbar. Ihre Website bleibt, wie sie ist – das Buchungssystem zieht einfach ein.